Зачем нужна Kanban доска?

На основании чего вы принимаете ежедневные решения в бизнесе?

На основании цифр в отчетах? Но это данные о прошлом. На основании слов ваших людей? На сколько они объективны? На основании собственной интуиции и опыта? Вы уверены, что разумно полагаться только на них?

Интеллектуальный труд, зачастую, не виден. А значит ход его выполнения сложно контролировать. Легко упустить что-то важное в процессе. И проблемы часто становятся видны уже постфактум, а не в момент их возникновения.

При командной работе возникают сложности с координацией. Порядок работ и узкие места каждый может видеть по-своему. А если еще и финальный результат существенно отдален по времени, то и мотивация может снизиться из-за “бесконечности” процесса и ежедневной рутины…

“Ok, и что же с этим делать?” — спросите вы

“Визуализировать” — отвечу я и Канбан Метод :)

Не имеет особого значения с помощью физической доски или электронного таск-трекера. У каждого из них есть свои плюсы и минусы, но главную задачу они оба выполняют — скрытое становится видимым.

Например, перегруженные участки процесса, заблокированные или забытые задачи, неверно расставленные приоритеты или просроченные согласования. Все то, что снижает вашу итоговую продуктивность.

Для начала определите типы работ, которые выполняются в рамках вашей зоны ответственности. Например, “подготовка квартального отчета”, “открытие нового магазина”, “закрытие вакансии”, “разработка рекламной акции” или что-то подобное исходя из вашего контекста.

Затем разбейте процесс реализации этой работы на конкретные этапы. Так, чтобы любому было ясно в какой последовательности это будет делаться. Нанесите этапы в виде колонок на Канбан доску. Создайте карточки с названиями работ и пустите их в плаванье от колонки к колонке по мере завершения каждого из этапов.

А далее наблюдайте за ходом процесса

Обычно, первое, что падает в глаза — это перегруженные участки. На них скапливается большое количество карточек. Задачи выбираются в работу по принципу “кто громче кричит”. А люди, отвечающие за этот этап, демонстрируют все признаки профвыгорания.

Такой этап, конечно, можно определить и по косвенным признакам, но с помощью Канбан доски все становится значительно более явным и лучше понятен масштаб проблемы. Видно какие именно задачи и в каком количестве на нем скапливаются. Становится проще расставлять приоритеты и принимать управленческие решения.

Но больше всех вам будут благодарны люди, которые за него отвечают. Поскольку им больше не придется объяснять чем они заняты и почему они не могут взять в работу всего еще одну совсем маленькую задачку.

Кроме перегруженных участков становится видна заблокированная по каким-то причинам работа. А также работа, которую не очень хочется делать. О ней часто из-за этого все забывают.

Такие карточки продолжают днями висеть без движения на своих местах. Рано или поздно они заставляют обратить на себя внимание и что-то сделать для их дальнейшего продвижения.

Также, глядя на Канбан доску проще отслеживать ежедневный прогресс в работе. Особенно, если это делать всей командой. Так всего за одну встречу можно узнать состояние дел по всем задачам сразу, оперативно найти решения для внезапно возникших проблем или напомнить коллеге о затянувшемся согласовании. Хотя, конечно, это уже больше относиться к практике построения “петель обратной связи”, о которой мы поговорим в следующих статьях.

Лайфхаки из практики

Большинство бизнес-процессов можно разделить на такие этапы как:

• сбор и анализ информации
• обработка полученных данных
• проверка и корректировка результатов
• согласование или финальная приемка
• “выполнено”

В зависимости от специфики вашего бизнеса называться они могут по-разному. Но, по сути, чаще всего любой процесс можно описать именно так.

Цвет стикеров — это второе, что бросается в глаза после колонок. Поэтому выберите наиболее важный для вас аспект работы, который он будет символизировать. Например, приоритетность работ или их тип. Так вам будет необходимо минимум времени, чтобы сориентироваться в текущей ситуации в любой момент времени.

Заблокированные задачи лучше всего отмечать яркими стикерами или маркерами. В электронных таск-трекерах для этого, обычно, есть специальные лейбы. Так они всегда будут привлекать ваше внимание и будет сложно о них забыть.

Также очень удобно использовать уникальные обозначения для задач отдельных сотрудников. Иногда для этого берут просто ФИО, иногда фото, а иногда разнообразные аватарки. Это делается, опять же, для более быстрой ориентации по доске, а также понимания уровня загрузки каждого по отдельности.

Если ваши задачи содержат большое количество дополнительной работы, которую нет смысла выносить в отдельные этапы Канбан доски, то ситуацию можно решить с помощью чек-листов. Отметьте необходимые подпункты прямо на стикере или внутри карточки таск-трекера и вычеркивайте их по мере выполнения.

Помимо этого иногда в задачах отмечают еще сроки дедлайнов. Иногда имена заказчиков работ или проекты, в рамках которых они выполняются. Возможно, вы найдете уместным отметить что-то еще. Главное, чтобы при принятии ежедневных решений вы обладали всей необходимой информацией и тратили минимум времени на ее анализ.